Corins streeft naar een open en integere cultuur. Een cultuur waar op een zorgvuldige, veilige en vertrouwelijke manier melding kan worden gedaan van een vermoeden van een misstand (hierna: ‘Melding’). In de Klokkenluidersregeling (hierna: ‘Regeling’) wordt uitgelegd hoe op een veilige en vertrouwelijke manier zaken gemeld kunnen worden, die mogelijk van invloed zijn op de integere en beheerste bedrijfsvoering en/of de reputatie van Corins. Corins vindt het belangrijk om op de hoogte gesteld te worden van vermoedens van misstanden zodat actie genomen kan worden. Daarom moedigt Corins medewerkers aan om te melden, zodat mogelijke misstanden opgelost kunnen worden. Iedere Melding, anoniem of niet anoniem, wordt in behandeling genomen door de Riskmanager.
Deze Regeling is opgesteld conform de verplichtingen in de Wet bescherming klokkenluiders. In Bijlage 1 zijn de overige definities die in deze Regeling worden gebruikt toegelicht.
De Regeling is van toepassing op Corins en is alleen bedoeld voor het melden van een vermoeden van een misstand. De toepassing van de Regeling volgt uit de Wet bescherming klokkenluiders, artikel 2 lid 6 en geldt voor alle medewerkers die voor Corins werken, hebben gewerkt of gaan werken en voor derden. Vermoedens van misstanden kunnen worden gemeld via de klokkenluidersregeling van Corins. Omdat Corins onderdeel is van ASR Nederland N.V. kan een melding ook worden gedaan via de klokkenluidersregeling van ASR Nederland N.V. (website: https://www.asrnederland.nl/over-asr/bestuur-en-organisatie/beleid-en-richtlijnen).
Onder een misstand wordt verstaan:
Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van ofwel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.
De Regeling is in beginsel niet bedoeld voor:
Een Melding kan op de volgende manieren worden gedaan:
Een vermoeden van een misstand mag zowel intern als extern worden gemeld. Zie hiervoor hoofdstuk 3.
De Melder heeft het recht in vertrouwen een adviseur te raadplegen over een vermoeden van een misstand. Extern kan dit advies worden ingewonnen bij de Afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders (zie huisvoorklokkenluiders.nl/ikvermoedeenmisstand) of bij bijvoorbeeld een advocaat of een rechtshulpverlener van een vakbond.
Een Melder krijgt binnen zeven dagen na ontvangst van de Melding een ontvangstbevestiging (tenzij dat niet mogelijk is omdat de Melding anoniem is gedaan). Iedere Melding wordt in een intern register geregistreerd en in lijn met het bewaarbeleid van Corins niet langer dan noodzakelijk bewaard. Dit register is slechts toegankelijk voor de Riskmanager. Een Melding die telefonisch of middels een gesprek op locatie wordt gedaan, wordt geregistreerd door:
Een Melding wordt door de Riskmanager zorgvuldig beoordeeld. Bij de beoordeling van de Melding worden de omstandigheden, de beschikbare feitelijke informatie en de door de Melder verstrekte informatie en eventuele documentatie in aanmerking genomen. Indien nodig wordt een onderzoek ingesteld. Binnen drie maanden na verzending van de onder 2.2 genoemde ontvangstbevestiging wordt aan een Melder informatie verstrekt over de beoordeling en voor zover van toepassing de opvolging van de Melding.
Als onderdeel van een onderzoek worden, waar mogelijk, de Melder en andere betrokkenen door de onderzoekers gehoord. De gesprekken worden schriftelijk vastgelegd of na toestemming van betrokkenen opgenomen. Gespreksverslagen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Melder dan wel de andere betrokkenen, die de gelegenheid krijgen het verslag te controleren, corrigeren en voor akkoord te tekenen.
De Riskmanager brengt waar mogelijk de Executive Director op de hoogte van de uitkomst van het onderzoek en het advies over eventuele verdere acties. De Executive Director bepaalt op basis van het advies of, en zo ja welke actie passend is. De Executive Director stelt de Riskmanager op de hoogte van de beslissing.
De Melding en de onderliggende informatie (onderzoek, rapport etc.) worden conform het Beleid bewaartermijnen niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk.
Corins gaat vertrouwelijk om met de informatie uit een Melding en met de persoonsgegevens van de Melder. De betrokken functionarissen bij de Melding of bij het onderzoek die de beschikking hebben over informatie waarvan het vertrouwelijke karakter bij diegenen bekend is of redelijkerwijs moet vermoeden, zijn verplicht deze informatie geheim te houden. Tenzij Corins een wettelijke plicht heeft om informatie te delen. De uitwisseling van informatie wordt beperkt tot personen op een needtoknow basis.
Gegevens met een vertrouwelijk karakter zijn in ieder geval:
De identiteit van de Melder en de informatie aan de hand waarvan (in)direct de identiteit van de Melder kan worden achterhaald, wordt niet zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de Melder bekend gemaakt. Het is mogelijk dat in het kader van onderzoek door een bevoegde autoriteit (bijvoorbeeld de toezichthouder) of een gerechtelijke procedure de verplichting ontstaat tot mededeling van de identiteit van de Melder. In dat geval wordt de Melder daaraan vooraf op de hoogte gesteld door middel van een schriftelijke toelichting van de redenen voor de bekendmaking van de gegevens over de identiteit van de Melder, tenzij dat het betreffende onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.
Melders kunnen er voor kiezen om een vermoeden van een misstand (ook) extern te melden. Een externe melding van een vermoeden van een misstand kan worden gedaan bij de in bijlage II bij deze Regeling genoemde bevoegde autoriteiten. Corins stimuleert Melders om eerst intern melding te maken van een vermoeden van een misstand via de procedure in deze Regeling. Zo krijgt Corins de mogelijkheid om een vermoeden van een misstand eerst zelf te beoordelen en adequaat en daadkrachtig op te pakken en op te lossen.
Bij de bevoegde autoriteiten kan een melding van een vermoeden van een misstand op de volgende wijze worden gedaan:
De meldprocedures bij de bevoegde autoriteiten zijn terug te vinden op de verschillende websites van de bevoegde autoriteiten.
Meldingen onder deze Regeling worden gezien als een bijdrage aan het verbeteren van het functioneren van Corins en Corins moedigt medewerkers dan ook aan om te melden, zodat mogelijke misstanden opgelost kunnen worden. Corins zal een Melder die redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie juist is op het moment van de melding van een vermoeden van een misstand (intern of extern) dan ook niet benadelen tijdens en na de behandeling daarvan. Als de Melder toch de indruk heeft dat sprake is van benadeling, dan kan de Melder dit altijd bespreken met de Riskmanager. De Melder van een vermoeden van een misstand wordt beschermd tegen gerechtelijke procedures ingevolge de Wet bescherming klokkenluiders.
Hetgeen is opgenomen in 4.1 is ook van toepassing op degene die een Melder bijstaat (bijvoorbeeld de vertrouwenspersoon), een betrokken derde, degene waarbij Melding wordt gedaan of die zorgvuldige opvolging geeft aan de Melding.
Als uit onderzoek blijkt dat een Melder uit kwaadwillendheid of met de bedoeling een ander of Corins opzettelijk te beschadigen een melding van een vermoeden van een misstand (intern of extern) maakt, dan wordt dit in alle gevallen afgestemd met de Executive Director of een daartoe aangewezen plaatsvervangend directielid en vindt een nader onderzoek plaats.
Corins hecht eraan dat haar medewerkers in een veilige en integere werkomgeving werken. Uit hoofde van haar zorgplicht is Corins verplicht effectief opvolging te geven aan een Melding indien een veilige en integere werkomgeving in het geding is. Corins heeft er dan ook belang bij dat iedere betrokken medewerker volledige medewerking verleent aan een mogelijk onderzoek en mag dit conform haar instructierecht ook van betrokken medewerkers verlangen.
De Regeling is door middel van publicatie op de Corins website beschikbaar gesteld. Voor medewerkers is de Regeling tevens beschikbaar gesteld via e-mail en publicatie op de X-schijf onder Personeelszaken.
Benadeling / Benadelen:
Onder benadeling wordt tevens verstaan een dreiging met en een poging tot benadeling.
Betrokken derde:
Bevoegde autoriteit: de bevoegde autoriteiten zoals genoemd in bijlage II.
Executive Director: de voorzitter van het statutair bestuur van Corins.
Materieel toepassingsgebied:
Inbreuken die binnen het toepassingsgebied vallen van de in de bijlage bij de Richtlijn vermelde handelingen van de Europese Unie en die betrekking hebben op de volgende gebieden:
Inbreuken waardoor de financiële belangen van de Europese Unie, als bedoeld in artikel 325 VWEU en nader toegelicht in relevante uniemaatregelen, worden geschaad.
Inbreuken die betrekking hebben op de interne markt, als bedoeld in artikel 26 lid 2 VWEU, met inbegrip van inbreuken op de regels van de Europese Unie inzake mededinging en staatssteun, alsmede inbreuken in verband met de interne markt en die betrekking hebben op handelingen die in strijd zijn met de regels van de vennootschapsbelasting of constructies die erop gericht zijn een belastingvoordeel te verkrijgen dat afbreuk doet aan de strekking of het doel van het toepasselijke vennootschapsbelastingrecht.
Medewerker: degene die krachtens een arbeidsovereenkomst arbeid verricht, dan wel anderszins in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht voor Corins.
Melder: een natuurlijke persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt of openbaar maakt.
Melding: melding van een vermoeden van een misstand.
Regeling: deze Klokkenluidersregeling.
Richtlijn: de Klokkenluidersrichtlijn van de Europese Unie (richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 (PbEU 2019, L 305)).
Riskmanager: de Riskmanager van Corins, dan wel de daartoe aangewezen plaatsvervangende Riskmanager.
Vermoeden van een misstand: het vermoeden van een Melder dat binnen Corins, waarvoor de Melder werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien de Melder door zijn werkzaamheden met Corins in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de Melder bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de Melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie.
Werkgerelateerde context: toekomstige, huidige of vroegere werkgerelateerde activiteiten waardoor, ongeacht de aard van die werkzaamheden, personen informatie kunnen verkrijgen over een misstand en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met benadeling indien zij dergelijke informatie zouden melden.
De bevoegde autoriteiten die zorgdragen voor de ontvangst en opvolging van een melding van een vermoeden van een misstand zijn:
bij algemene maatregel van bestuur of ministeriële regeling aangewezen organisaties en bestuursorganen, of onderdelen daarvan, die taken of bevoegdheden hebben op een van de gebieden, genoemd in artikel De Melding.